Cuando hemos hecho una petición a la administración, tenemos una copia con la fecha y número de registro que ésta le ha dado. Este número de registro es obligatorio que lo indique nuestra copia, aunque en muchas administraciones se ha detectado que no lo hacen así, sólo indican la fecha porque el número lo añaden a final de la mañana. Esta excusa supone una práctica irregular y no deberían hacerlo, por lo que si exigimos el número de registro deberían indicarlo también en nuestra copia.
Lógicamente si el escrito no se entrega directamente en la administración a la que nos dirigimos, como por ejemplo ocurre si se utilizan las «ventanillas únicas» de algunas administraciones, nuestra referencia puede no coincidir con la que tenga la administración destinataria.
Por eso, conviene tener en cuenta que la legislación obliga a la administración a mandarnos un primer acuse de recibo en el plazo de 10 días, comunicándonos la referencia dada a nuestra petición, así como el plazo y efecto del silencio administrativo en caso de no recibir respuesta. Concretamente el art. 42.4 de la Ley 30/92 establece que «En todo caso, las Administraciones públicas informarán a los interesados del plazo máximo normativamente establecido para la resolución y notificación de los procedimientos, así como de los efectos que pueda producir el silencio administrativo, incluyendo dicha mención en la notificación o publicación del acuerdo de iniciación de oficio, o en comunicación que se les dirigirá al efecto dentro de los diez días siguientes a la recepción de la solicitud en el registro del órgano competente para su tramitación. En este último caso, la comunicación indicará además la fecha en que la solicitud ha sido recibida por el órgano competente.»
El efecto del silencio administrativo sobre nuestra petición y posteriores recursos lo tocaremos más adelante, pero de momento el incumplimiento de la administración de esta obligación legal daría pie a un primer «recordatorio». Hasta la fecha hemos detectado escasísimas administraciones que cumplan con esta obligación legal, como la Tesorería General de la Seguridad Social, cuyo formato incluimos como ejemplo.
De este modo, de no recibir respuesta transcurrido un plazo prudencial tras nuestra petición (en nuestro protocolo dejábamos 30 días aunque posteriormente se decidió ampliarlo a 45) enviamos a la administración un «recordatorio» de sus obligaciones legales, hasta la fecha incumplidas. Para ello podemos usar el siguiente formato de ejemplo, donde se rellenan los datos de identificación de la petición y del solicitante (señalados en rojo):
Dado que existe la posibilidad de que, mientras nuestra petición está archivada cuidadosamente en algún cajón o papelera cercana, se estén tramitando otras peticiones posteriores, en el último punto de este recordatorio solicitamos acceso al listado de procedimientos en trámite que, conforme al citado art. 42.4 de la Ley 30/92, debería existir en las Administraciones Públicas.
Art. 42.4 Ley 30/92: «Las Administraciones públicas deben publicar y mantener actualizadas, a efectos informativos, las relaciones de procedimientos, con indicación de los plazos máximos de duración de los mismos, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.»